Keuntungan Menggunakan Absensi Sistem Online Dibandingkan Sistem Absensi Konvensional
Saat ini, presensi kehadiran sudah tak lagi dilakukan secara manual menggunakan buku presensi. Seiring perkembangan teknologi, absensi konvensional mulai tergantikan dengan absensi online.
Ada banyak keuntungan menggunakan sistem absensi online, hal ini dibuktikan dengan banyaknya aplikasi absen online terbaik yang bisa kamu coba baik melalui smartphone ataupun PC kamu.
Secara umum, adanya presensi secara online ini dapat mempermudah melihat jumlah kehadiran peserta. Apabila digunakan pada perusahaan, maka bisa mempermudah perhitungan gaji bersih tanpa harus menggunakan aplikasi perhitungan seperti Excel.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pembahasan mengenai keuntungan menggunakan absensi online yang bisa kamu dapatkan.
Apa Itu Absensi atau Presensi?
Pada perusahaan, absensi adalah hal yang penting dan harus dilakukan oleh perusahaan. Absensi ini menjadi hal yang tak boleh terlewatkan baik bagi kamu sebagai karyawan maupun pemilik perusahaan.
Absensi ini ialah suatu tanda kehadiran dimana seseorang telah hadir (sudah datang) dan siap untuk melakukan aktivitas, seperti bekerja. Bagi pemilik perusahaan, absensi ini penting sebagai alat analisis untuk memonitoring kinerja karyawan.
Tanpa adanya absensi ini, maka produktivitas karyawan akan sulit untuk dilihat. Seiring berkembangnya teknologi, maka sistem absensi tak lagi dilakukan manual dengan kertas atau fingerprint dimana kurang baik digunakan khususnya di kala pandemi.
Untuk itulah banyak muncul aplikasi absensi kehadiran yang digunakan oleh perusahaan untuk mendata kehadiran karyawannya menggunakan suatu sistem mobile atau web. Dengan demikian, pengertian absensi online ialah suatu sistem untuk mencatat kehadiran berbasis digital.
Walaupun begitu, ternyata masih banyak juga perusahaan yang tetap menggunakan sistem absensi konvensional, khususnya perusahaan dengan sumber daya manusia yang sudah berusia karena absensi konvensional ini lebih mudah digunakan.
Perbedaan Absensi Online dan Absensi Konvensional
Sebelum membahas lebih lanjut terkait keuntungannya dibandingkan absensi konvensional, maka akan dibahas pengertiannya masing-masing.
Absensi Online
Mengenal seputar absensi online, bisa diartikan bahwa sistem ini menjadi suatu solusi pencatatan kehadiran yang memanfaatkan sistem cloud dimana telah tersambung pada database secara realtime.
Adanya cloud ini memungkinkan penyimpanan dari data kehadiran peserta yang dapat dilakukan secara otomatis. Uniknya lagi, data hasil absensi ini bisa diakses oleh pengelola kapanpun selama seseorang tersebut terhubung dengan akses internet.
Absensi Konvensional
Sementara itu, absensi konvensional adalah sistem pencatatan kehadiran yang dilakukan menggunakan sistem manual. Perbedaan presensi online dengan konvensional yaitu penggunaan teknologi internet dan elektronik dimana pada absensi konvensional tidak menggunakan teknologi internet.
Di era teknologi saat ini, masih terdapat juga yang menggunakan absensi manual seperti ceklok sampai amano absensi guna mencatat kehadiran dari karyawan. Sistem absen tersebut dianggap sebagai cara paling kuno untuk memperoleh data absensi karyawan karena membutuhkan tenaga untuk memasukan data kehadiran.
Pada sistem konvensional ini juga lebih berisiko terkena human error mengingat absensi dihitung secara manual.
Keuntungan Absensi Online Dibandingkan Konvensional
Sistem presensi online berbasis mobile atau web secara sekilas memang memiliki banyak keunggulan jika dibandingkan dengan absensi konvensional. Lantas, apa sajakah keuntungan dari absensi secara online ini?
1. Lebih Menghemat Biaya
Absensi secara online tak membutuhkan perangkat mesin absensi atau pemasangan sistem seperti halnya absen fingerprint. Absensi ini juga tak membutuhkan banyak buku, kertas, ataupun media lain yang perlu dibawa kemana-mana untuk mencatat kehadiran karyawan.
Tentu saja, dengan tidak adanya perangkat ini maka lebih menghemat biaya pengeluaran dari perusahaan. Tidak hanya hemat, kamu juga akan merasakan bahwa kehadiran absensi secara online lebih fleksibel karena kamu hanya perlu mengunduh aplikasi, melakukan pendaftaran, kemudian menggunakan gadget untuk mengakses sistem absen elektronik tersebut.
Dengan absen online ini, para karyawan bisa melakukan proses absen dari manapun mereka berada sehingga tidak harus datang ke kantor. Bagi pekerja Work From Home, sistem presensi online ini sangat menguntungkan.
2. Minim Kecurangan
Keuntungan lainnya yaitu adanya teknologi Global Positioning System (GPS) juga biometric dimana meminimalisir kecurangan. Dengan teknologi tersebut maka sistem bisa melakukan verifikasi kehadiran karyawan pada titik lokasi suatu tempat.
Pengguna aplikasi ini bahkan dapat memberikan informasi keberadaan setiap karyawan karena bisa menggunakan pelacakan berdasarkan GPS. Karyawan Pun tidak bisa melakukan manipulasi data dikarenakan data digital telah terenkripsi dan tersimpan secara aman.
3. Rekapitulasi Jauh Lebih Mudah
Biasanya perusahaan akan menggunakan sistem penggajian berdasarkan dengan kehadiran seseorang. Dengan absensi online terbaik dan terpercaya maka sistem ini dapat membantu kamu untuk melihat kehadiran karyawan dimana dapat tercatat otomatis mulai dari hadir pulang bahkan keterlambatan.
Keuntungan Sistem Absensi Konvensional
Setelah melihat keuntungan dari absensi secara online, maka dapat dibandingkan juga dengan keuntungan dari sistem presensi konvensional untuk menentukan mana yang lebih efektif dan efisien digunakan untuk perusahaan.
A. Tidak Membutuhkan Biaya Teknologi
Absensi konvensional tak membutuhkan teknologi sehingga hanya mengandalkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh lembaga atau perusahaan. Dengan demikian, perusahaan tak harus mengeluarkan biaya guna membeli teknologi khusus seperti sistem perangkat lunak, aplikasi presensi online, atau perangkat elektronik.
B. Implementasi yang Sederhana
Biasanya perusahaan yang menerapkan absensi jenis ini masih berskala kecil sehingga jumlah karyawan tidak banyak dan kerepotan. Sistem manual ini masih cukup cocok digunakan karena penerapannya lebih sederhana.
C. Tidak Terikat dengan Listrik dan Sinyal
Sistem konvensional juga tidak terpengaruh dengan pemadaman listrik ataupun sinyal yang tiba-tiba hilang. Hal ini meminimalisir kendala yang terjadi karena mengandalkan tenaga sdm. Hal ini berbeda dengan presensi online ataupun mesin dimana harus mengandalkan adanya akses internet ataupun listrik agar bisa absen.
Pilih Absensi Online atau Konvensional?
Berdasarkan keuntungan yang dijelaskan sebelumnya, baik sistem absensi secara online maupun konvensional, keduanya memiliki keunggulan yang sama-sama menguntungkan. Walaupun begitu, di era saat ini penggunaan absen online memang dirasa lebih mudah dan fleksibel.Apabila kamu ingin menggunakan aplikasi absen secara online, maka salah satu rekomendasi platform terpercaya yaitu Zoho Form. Kamu bisa mendapatkan paket premium untuk instansi maupun perusahaan kamu melalui IDCopy. IDCopy jual akun premium yang bisa kamu beli dan berlangganan paket premium dari Zoho Form.