Trik dan Strategi: 10 Kunci Business Writing yang Efektif
Salah satu keterampilan penting yang wajib kamu pelajari sebagai penulis atau pekerja kantoran adalah business writing. Sebab, keterampilan kepenulisan yang berhubungan dengan bisnis mampu menghasilkan komunikasi yang lebih efektif, sehingga kerja sama antar rekan kerja pun dapat berlangsung lancar.
Apa Itu Business Writing?
Secara umum, business writing atau tulisan bisnis merujuk pada jenis tulisan yang digunakan dalam digunakan untuk berkomunikasi dalam dunia profesional dan seluruh jenis operasional bisnis. Tipe penulisan bisnis bersifat formal serta profesional.
Tulisan bisnis bertujuan untuk memberi informasi relevan supaya pembacanya dapat memahami pesan yang ingin disampaikan dengan efektif.
Selain bersifat formal dan profesional, perlu kamu ingat bahwa tulisan bisnis wajib tertulis dalam bahasa yang jelas, efisien, serta akurat. Dengan begitu, tindakan yang akan pembaca lakukan bisa segera terlaksana dengan semestinya.
4 Jenis Penulisan Bisnis
Berdasarkan tujuannya, ada empat jenis tulisan bisnis yang berbeda. Pelajari setiap jenisnya melalui penjelasan singkat di bawah ini.
A. Informational
Tujuan tulisan informational atau informatif adalah memberikan penjelasan atau petunjuk pada pembaca yang ditargetkan. Contoh tulisan bisnis yang bersifat demikian adalah laporan performa keuangan perusahaan.
B. Instructional
Sesuai namanya, kepenulisan bisnis instructional merupakan jenis tulisan yang berisi instruksi atau arahan kepada target pembacanya. Sebagai contoh, jenis tulisan yang bersifat instructional adalah instruksi untuk pegawai baru.
C. Transactional
Selain informational dan instructional, kamu juga perlu tahu jenis tulisan transactional. Jenis penulisan transaksional mengarah pada komunikasi sehari-hari yang umum pekerja lakukan dengan klien. Contoh pengaplikasian tulisan transactional adalah invoice atau faktur penagihan.
D. Persuasive
Terakhir, kamu akan perlu mempelajari cara menulis business writing yang bersifat persuasif. Kamu wajib menuliskan jenis penulisan bisnis yang meyakinkan untuk memengaruhi pembaca melakukan tindakan tertentu. Contoh tulisan bisnis yang wajib menggunakan konsep persuasif adalah proposal untuk kesepakatan kontrak.
10 Tips Membuat Business Writing
Setelah memahami jenis-jenis dari penulisan bisnis, pastikan kamu menerapkan sepuluh strategi dalam penulisan untuk menghasilkan komunikasi yang efektif. Di bawah ini adalah penjelasan dari setiap strateginya.
1. Tentukan Tujuan Penulisan
Pastikan tujuan penulisan kamu sudah jelas dari awal. Apabila kamu bermaksud untuk membuat sebuah panduan untuk mengerjakan sesuatu, pastikan tulisan yang kamu buat menggunakan kalimat perintah yang singkat, jelas, dan padat.
2. Pahami Target Pembaca
Jangan lupa untuk memahami target pembaca kamu. Misalnya, apabila target pembaca kamu adalah seseorang yang ingin kamu ajak kerja sama sebagai rekan bisnis, pastikan informasi yang termuat pada tulisan kamu bersifat persuasif.
3. Utamakan Formalitas
Ingatlah untuk mengedepankan formalitas saat sedang merangkai tulisan bisnis. Pastikan gaya penulisan, struktur, bahasa, serta format yang kamu gunakan bersifat formal dan sopan. Dengan demikian, pembaca yang kamu tuju akan merasa terhormat dan mampu membalas pesan kamu sesegera mungkin.
4. Perhatikan Gaya Penulisan
Pastikan pula gaya penulisan yang kamu praktekkan pada business writing pantas untuk audiens baca. Cara menentukan gaya penulisan yang benar adalah dengan mengenali kondisi audiens saat itu. Apabila kamu ingin menyampaikan kabar gembira, maka pastikan gaya penulisan kamu menunjukkan antusiasme.
5. Pastikan Format Sesuai Standar
Coba pastikan format yang kamu gunakan dalam penulisan bisnis sesuai dengan pesan yang ingin kamu sampaikan. Sebagai contoh, sebuah penulisan surat akan mengikuti format khusus (pembukaan, agenda, isi, dan penutup), sementara presentasi bisnis harus berisi visual dan poin-poin penting.
6. Jelas
Ingatlah untuk membuat tulisan bisnis kamu sangat jelas dan tidak bertele-tele. Tidak perlu menggunakan bahasa yang rumit, sehingga pembaca akan langsung paham dengan apa yang perlu kamu sampaikan. Untuk menghasilkan tulisan yang jelas, gunakanlah kalimat pendek dan bahasa yang sederhana.
Kamu juga bisa memasukkan fakta atau data yang relevan untuk menekankan kredibilitas pada tulisan kamu.
7. Padat
Jangan lupa untuk membuat tulisan kamu cukup padat bagi pembaca. Jangan mengartikan tulisan padat sebagai penyampaian yang tidak sopan. Maksud dari tulisan yang padat adalah menghindari jargon atau informasi tidak penting lainnya pada sebuah business writing.
Tulisan yang padat juga mengindikasikan bahwa kamu perlu menghindari redudansi atau pengulangan kata. Jangan lupa untuk menghindari ambiguitas pula, sehingga pembaca bisa memahami tulisan kamu dengan cepat.
8. Masukkan Call-to-Action
Apabila penulisan bisnis kamu bermaksud untuk mempromosikan suatu jasa atau produk, pastikan kamu memasukkan kalimat call-to-action (CTA). Dengan memasukkan CTA ke dalam penulisan bisnis kamu, kemungkinan pembaca segera menindaklanjuti apa yang telah kamu sampaikan akan meningkat.
9. Akurat
Perhatikan keakuratan dalam tulisan bisnis kamu, sebab keakuratan dalam penulisan bisnis akan mencerminkan profesionalisme perusahaan kamu. Apabila keakuratan dalam tulisan kamu bermasalah, kemungkinan terburuk seperti masalah hukum mungkin saja terjadi.
10. Hindari Kesalahan Penulisan
Pastikan tulisan bisnis kamu betul-betul bebas dari kesalahan apapun, seperti tata bahasa dan ejaan tulisan. Salah satu contoh aplikasi berbasis web yang bisa kamu gunakan untuk keperluan kepenulisan bisnis adalah Grammarly Premium.
3 Contoh Business Writing
Setelah mengenal apa itu penulisan bisnis, jenis beserta tipsnya, sekarang kamu dapat mengenal tiga contohnya melalui penjelasan berikut.
A. Email
Media utama yang kerap pekerja gunakan dalam kegiatan bisnis tidak lain adalah email. Surat elektronik ini merupakan sarana komunikasi paling efektif dan cepat untuk keperluan bisnis, sehingga hampir semua perusahaan memilikinya untuk memudahkan berkoordinasi.
Berdasarkan alasan tersebut maka, penulisan email profesional tentu akan berbeda dengan email biasa. Perhatikan tata bahasa, ejaan, serta pelafalan yang kamu gunakan dalam menulis email.
Untuk memudahkan pekerjaan mengecek tiga komponen tersebut, kamu bisa mempelajari cara menggunakan Grammarly terlebih dahulu.
B. Press Release
Contoh business writing lain yang biasa pegawai tulis adalah press release. Tujuan penulisan press release adalah untuk memberikan informasi kepada media massa dan masyarakat luas mengenai suatu produk atau acara yang akan perusahaan selenggarakan.
Kamu tidak boleh melewatkan rincian penting saat menulis press release, sehingga pastikan kamu menerapkan unsur 5W + 1H dalam penulisan press release.
C. Laporan
Tulisan bisnis yang kerap perusahaan buat adalah laporan atau report. Dalam penulisan laporan, penulis wajib memberikan fakta pendukung yang kredibel, dan tidak boleh menyatakan keberpihakan. Jadi, pastikan kamu menulis laporan kamu secara objektif, ya!
Apa Pentingnya Menggunakan Sarana Tambahan dalam Membuat Business Writing?
Tulisan bisnis kamu dengan tata bahasa dan ejaan yang benar dan rapi, khususnya dalam bahasa asing seperti bahasa Inggris, tentu akan membuat komunikasi profesional kamu lebih efektif. Kondisi seperti ini juga menurunkan risiko kesalahpahaman yang bisa berakibat fatal dalam dunia bisnis.
Kamu bisa menggunakan jasa jual akun premium Grammarly yang terpercaya untuk menghasilkan business writing dalam bahasa Inggris yang jelas, padat dan minim kesalahan tata bahasa. IDCopy menyediakan berbagai akun premium untuk keperluan bisnis kamu.
Bahkan, kamu juga bisa membelinya dengan mudah menggunakan pulsa saja. Percayakan kebutuhan akun premium untuk kelancaran bisnis pada ID Copy. Kamu juga bisa menghubungi kontak IDCopy untuk berdiskusi dengan salah satu tim IDCopy dan dapatkan informasi penting lainnya.