Cara Membuat Absensi Online dengan Tanda Tangan yang Praktis
Cara membuat absensi online dengan tanda tangan menjadi informasi yang sangat bermanfaat. Mengapa? Karena saat ini banyak pertemuan yang diselenggarakan secara online, dan pada pertemuan tersebut terkadang harus mengisi daftar hadir beserta tanda tangan.
Jika seperti itu, tentu tidak mungkin Anda mengisinya secara manual sehingga perlu ada inisiatif untuk melakukan pengisian daftar hadir secara online. Untungnya terdapat beberapa platform yang dapat Anda manfaatkan untuk mengisi absensi. Misalnya dengan memakai Zoho Form maupun Google Forms.
Cara Membuat Absensi Online dengan Tanda Tangan Lewat Zoho Form
Salah satu cara membuat absensi online dengan mudah yaitu lewat Zoho Form, sebuah platform yang sudah banyak orang menggunakannya. Tampilan yang sederhana memberikan kemudahan bagi siapa saja yang ingin mengakses platform pembuat absensi dan tanda tangan tersebut.
Berikut cara membuat absensi online dengan tanda tangan melalui Zoho Form:
1. Buat Akun Zoho Form
Sebagai langkah awal, Anda harus membuat akun terlebih dahulu. Terkait proses pembuatannya pun tidak sulit dan semua orang pasti bisa melakukannya. Cukup menjalankan beberapa langkah dan akun Anda akan selesai dibuat. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Masuk ke https://www.zoho.com/id/forms/.
- Setelah itu, Anda perlu mengisi informasi pada form yang telah tersedia.
- Di sini, Anda juga dapat langsung registrasi akun dengan mengklik ikon Google.
- Setelah itu, proses pembuatan akun pun selesai Anda lakukan.
2. Membuat Forms
Ketika Anda sudah selesai membuat akun, jangan lupa untuk login ke Zoho Form. Pada platform tersebut, Anda akan diarahkan menuju halaman pembuatan form. Adapun untuk proses pembuatan formnya pun juga sangat mudah, yakni:
- Langkah pertama, klik perintah “Create Forms”.
- Kemudian, Anda pilih “Blank Form”.
- Pada bagian “Form Name“, Anda dapat mengisinya dengan nama kelas, kegiatan, divisi, dan sebagainya.
- Setelah itu, pada bagian “Description” Anda juga harus menuliskan keterangan yang menjelaskan tujuan Anda membuat daftar hadir tersebut. Namun ini sifatnya opsional sehingga Anda dapat mengosongkannya.- Ketika informasi sudah terisi secara benar, klik “Create”.
3. Mengatur Isi Form
Cara membuat absensi online dengan tanda tangan lewat Zoho Form yang ketiga adalah proses pengisian form.
Pertama, Anda harus melihat setiap menu yang muncul di sisi kanan, kiri, dan tengah. Pada sisi kanan adalah pilihan form yang nantinya harus diisi peserta. Informasi yang harus mereka isi yaitu nama serta tanda tangan.
Kemudian untuk sisi tengah ini lah yang akan muncul pada form Anda. Lalu, di bagian kiri Anda akan menemukan pengaturan khusus yang nanti bisa Anda pilih.
Lalu jenis pengaturan mana yang perlu Anda pilih? Silakan memilih Single Line. Selanjutnya Anda geser menuju tengah atau klik dua kali supaya opsi tersebut bisa tampil di halaman bagian tengah. Pilihan ini nantinya akan tampil menjadi kolom isian nama.
Selanjutnya, Anda beralih ke bagian Field Label (bagian kiri) dan gantilah tulisan “Single Line” dengan “NAMA”, “NAMA LENGKAP”, atau sejenisnya. Sisanya, Anda bisa mengisi kolom Instruction dengan keterangan lainnya.
Jika sudah, tahap berikutnya adalah pilih form “Dropdown” (bagian kanan). Pada opsi ini, Anda dapat membuat keterangan tambahan berupa nama divisi, kegiatan peserta, dan sebagainya. Sisanya, tinggal Anda isi saja bagian Field Label sesuai keinginan.
Jika Anda perlu memerlukan identitas angka (nomor absen, nomor pegawai, nomor induk) dari peserta yang akan diabsen nanti, Anda bisa buat kolom Number pada daftar hadir tersebut. Caranya, tinggal pilih form “Number” (bagian kanan). Lalu, isi bagian Field Label sesuai keperluan.
4. Tambahkan Tanda Tangan
Langkah berikutnya yaitu penambahan tanda tangan. Setelah mengisi informasi yang dibutuhkan pada daftar hadir tadi, peserta kemudian dapat membubuhkan tanda tangan di bagian akhir presensinya. Bagaimana langkah-langkah untuk menambahkan opsi tersebut?
- Sebagai langkah awal, Anda pilih panah bawah di samping Basic Field.
- Kemudian, nanti akan muncul “Advance Fields” yang di dalamnya ada opsi “Signature”.
- Selanjutnya, silahkan pilih opsi tersebut lalu Anda bisa menggesernya ke tengah.
- Jangan lupa mengganti nama “Signature” menjadi “Tanda Tangan” atau Anda juga bisa membiarkannya jika dirasa para peserta sudah paham.
5. Bagikan
Cara membuat absensi online dengan tanda tangan sudah selesai dibuat di tahap sebelumnya. Namun, langkah tadi tidak berhenti sampai di sini karena Anda masih harus membagikan form yang sudah Anda buat tersebut. Meskipun demikian, jangan lupa mengecek formnya terlebih dahulu.
Pastikan informasi yang tertera memang sudah tepat. Jika sudah Anda cek, maka Anda bisa langsung membagikannya ke orang lain dengan cara:
- Di bagian atas, klik “Share”.
- Anda nanti dialihkan menuju halaman yang di dalamnya berisi link. Setelah itu, Anda dapat membagikan tautan tersebut ke kolom “Shortened URL”. Tujuannya agar link yang Anda bagikan bisa lebih pendek serta rapi.
- Langkah berikutnya, Anda tinggal menyalin tautan tersebut lalu bagikan ke siapa pun yang Anda inginkan.
- Selesai.
Cara Membuat Absensi Online dengan Tanda Tangan Lewat Google Forms
Selain menggunakan Zoho Form, Anda juga dapat membuat absensi online dengan memakai Google Forms. Banyak orang yang menggunakan platform tersebut untuk membuat daftar presensi, terutama ketika masa pandemi.
Google Forms juga sangat mudah digunakan. Semua orang yang ingin mencobanya pun tidak akan terlalu mengalami kesulitan. Langkah-langkah membuat presensi online dengan tanda tangan lewat Google Forms yaitu:
1. Mengunjungi Website Google Forms
Langkah pertama, Anda harus mengunjungi websitenya terlebih dahulu. Anda bisa mengeklik tautan https://docs.google.com/forms/u/0/ lewat perangkat Anda. Di sini Anda bisa menggunakan HP atau laptop.
Meskipun begitu, alangkah lebih baik jika Anda memakai laptop atau komputer. Tujuannya agar Anda lebih mudah ketika membuat presensi. Selain itu, Anda juga perlu login ke Google Forms terlebih dahulu. Login-nya juga sangat mudah yaitu menggunakan akun Google Anda.
2. Membuat Pengaturan Jadwal
Selanjutnya Anda klik tombol plus atau “+” yang terdapat di pojok kiri. Tombol atau ikon tersebut menandakan bahwa Anda ingin membuat formulir baru. Setelah itu, Anda juga dapat memasukkan judul pada formulir tersebut sesuai yang Anda inginkan.
Berikutnya, silahkan Anda mengubah opsi kotak ke “Jawaban Singkat”. Lalu, isi kolom pertanyaan menggunakan “Nama Lengkap”. Kemudian, aktifkan pilihan “Wajib Diisi” sehingga bagian tersebut tidak sampai terlewatkan peserta.
Bagi yang ingin tahu tanggal presensi, Anda dapat membuat form baru lagi. Di sini ubah pilihan form ke “Tanggal”. Kemudian Anda dapat memberi nama pada form tersebut ke “Hari dan Tanggal”. Selanjutnya jangan lupa mengaktifkan “Wajib Diisi”.
3. Menambahkan Tanda Tangan
Kemudian, para proses penambahan tanda tangan pun sangat mudah. Tinggal klik tombol “+” pada samping kanan. Setelah itu, Anda ubah ke “Upload File”. Nanti Anda akan melihat notifikasi terkait “Izinkan Responded Unggah File ke Drive”.
Silakan pilih “Izinkan” lalu pilih “Lanjutkan”. Anda juga dapat mengatur form unggah file sesuai dengan kebutuhan. Misalnya:
- Jumlah maksimal file, silahkan pilih 1.
- Ukuran maksimal file, pilih 1 MB.
- Izinkan file tertentu.
- Aktifkan “Wajib Diisi”.
4. Bagikan
Setelah ketiga langkah di atas telah Anda terapkan, maka sekarang waktunya membagikannya. Tinggal klik “Kirim” pada bagian atas. Selanjutnya Anda pilih ikon tautan dan link pun bisa Anda sebarkan ke siapa pun yang Anda inginkan.
Paham Cara Membuat Absensi Online dengan Tanda Tangan?
Sekian pembahasan seputar cara membuat absensi online dengan tanda tangan baik di Google atau Zoho Form. Nah, bagi yang sedang mencari tempat jual akun premium Zoho supaya mendapat fitur pembuatan formulir yang lebih lengkap, Anda bisa menghubungi IDCopy.