Pentingnya Format Absensi Karyawan dalam Era Digital
Absensi menjadi salah satu dokumen penting dalam administrasi perusahaan. Absensi berperan sebagai indikator untuk memberikan penilaian terhadap kinerja karyawan.
Kehadiran karyawan bukan sekadar dasar untuk mengetahui kinerjanya, melainkan juga berkaitan dengan perhitungan kompensasi. Artinya, karyawan yang selalu hadir kemungkinan besar mendapatkan kompensasi seperti tunjangan yang lebih besar daripada mereka yang beberapa kali atau bahkan sering tak hadir.
Seberapa Penting Absensi Karyawan?
Absensi karyawan pastinya mempunyai peran penting, berikut beberapa manfaat dari adanya data absensi tersebut antara lain:
A. Acuan untuk Mengetahui Kinerja Karyawan
Melihat kinerja seorang karyawan sebenarnya tidak sulit jika kamu sudah mempunyai data yang akurat. Salah satu data yang bisa kamu jadikan acuan yaitu laporan absensi karyawan.
Jika membuat format absensi karyawan secara tepat, kamu bisa mengetahui berapa banyak karyawan tersebut terlambat atau bahkan tidak masuk kerja. Selain itu, kamu juga bisa mengetahui sudah berapa kali karyawan kamu pulang cepat.
Melalui laporan ini juga kamu bisa mengetahui mana karyawan yang selalu on time dan bahkan lembur. Dengan begitu, kamu bisa memberikan reward secara tepat untuk karyawan yang berprestasi serta sekaligus melakukan evaluasi terhadap mereka yang kinerjanya tidak sesuai ketentuan perusahaan.
B. Memantau Operasional Perusahaan
Laporan absensi memungkinkan kamu untuk mengetahui siapa saja karyawan yang bekerja tiap hari. Kamu juga bisa tahu berapa banyak karyawan yang masuk di hari itu, lembur, dan mereka yang mengambil cuti.
Kemudian kamu juga bisa mengetahui apakah aktivitas perusahaan berjalan secara baik atau mengalami kendala. Pada akhirnya, kamu juga bisa menjadikan informasi ini sebagai bahan evaluasi agar kegiatan operasional perusahaan semakin baik.
C. Pembayaran Gaji Karyawan
Salah satu indikasi format absensi karyawan yang baik ketika memudahkan kamu untuk melakukan pembayaran gaji. Tentunya perhitungan gaji harus sesuai jumlah absensi karyawan tersebut.
Bukan hanya itu, laporan ini juga menjadi acuan kamu dalam melakukan perhitungan lembur. Laporan yang berantakan maupun laporan yang tidak memberikan informasi akurat malah membuat karyawan merasa rugi.
Misalnya ketika lembur selama beberapa hari namun tidak tercatat di dalam laporan. Padahal karyawan yang bersangkutan seharusnya memperoleh gaji tambahan.
Contoh Format Absensi Karyawan
Berikut beberapa contoh absensi karyawan yang bisa menjadi referensi kamu.
1. Absensi Karyawan Manual
Bagi yang memakai Microsoft Excel untuk membuat absensi manual, selain memahami rumusnya kamu juga harus paham seperti apa formatnya. Untuk format yang kamu gunakan yaitu tabel yang memuat informasi berikut:
- Nama
- Jabatan
- Tanggal
- Jam kedatangan
- Jam pulang
- Keterangan (informasi umum yang diperlukan untuk kebutuhan absensi manual)
Akan tetapi, ketika kamu memutuskan menggunakan absensi manual, maka kamu nanti bisa kewalahan. Apalagi ketika sudah memasuki akhir bulan karena kamu masih harus melakukan perhitungan absensi tersebut lalu menyesuaikan dengan kalkulasi payroll-nya.
Bayangkan jika jumlah karyawan mencapai puluhan atau bahkan ratusan. Pastinya ini memerlukan waktu sangat lama. Apalagi potensi human error yang bisa merugikan kamu maupun perusahaan.
2. Format Absensi Karyawan Sidik Jari
Format yang kedua ini mungkin menjadi yang paling populer. Akan tetapi, sistem tersebut sebenarnya kurang cocok kamu terapkan pada perusahaan yang mengaplikasikan sistem kerja hybrid atau jarak jauh. Karena karyawan tersebut masih harus datang langsung ke kantor untuk absensi.
Sementara berkaitan dengan keamanannya, sistem semacam ini tentu lebih aman karena sudah memakai sidik jari. Fingerprint atau biometrik tersebut akan digunakan sebagai alat autentifikasi absensi karyawan yang tentu akan sangat sulit memalsukannya,
Hanya saja untuk kekurangannya yaitu harganya yang cenderung mahal. Belum lagi dengan perawatannya yang harus kamu lakukan secara rutin dibandingkan saat memakai absensi manual.
Lalu untuk kompilasi data, absensi sidik jari karyawan cenderung lebih praktis. Semua data akan secara otomatis terekam lalu bisa kamu transfer dalam format PDF. Hal tersebut akan memudahkan untuk kebutuhan basis data terkait perhitungan gaji maupun untuk kebutuhan lainnya.
3. Format Absensi Karyawan Digital
Khusus absensi digital bisa kamu lakukan dengan 2 cara. Kamu bisa menggunakan aplikasi atau website. Sistem absensi semacam ini juga semakin populer, apalagi untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid.
Secara umum, cara kerja absensi digital yaitu memanfaatkan titik lokasi atau GPS. Namun ada juga yang memadukan antara autentifikasi wajah lewat foto selfie. Cara tersebut relatif aman serta sulit untuk memalsukan absensi.
Sistem absensi digital sudah terbukti cukup praktis. Meskipun begitu, untuk menggunakannya memerlukan koneksi internet sehingga absensi mampu terdeteksi dan terekam oleh sistem. Dengan kemudahan tersebut, sistem ini masih memiliki kendala.
Kendalanya yaitu ketika ingin menerapkannya di daerah yang minim koneksi internet. Kemungkinan besar kamu akan kesulitan karena koneksi yang tidak stabil berpotensi mempengaruhi sistem absensi. Hanya saja, untuk penarikan data serta integrasinya memang cukup mudah.
Cara Membuat Absensi Menggunakan Zoho Form
Bagi kamu yang ingin membuat format absensi karyawan secara online, kamu bisa memanfaatkan software bernama Zoho Form. Melalui Zoho, kamu bisa membuat presensi, spreadsheet, dokumen, dan lain-lain.
Zoho bukan sebuah aplikasi yang bisa kamu akses sembarangan, namun untuk mengaksesnya kamu membutuhkan akun. Adapun cara membuat Zoho Form untuk absensi yaitu:
- Buat akun terlebih dahulu, kamu bisa langsung mengakses website zoho.com dan lakukan pendaftaran akun secara manual. Bisa juga dengan langsung mendaftar menggunakan akun Google.
- Langkah kedua, pilih Create Form.
- Kemudian pilih Blank Form.
- Kamu perlu mengisi pada bagian Form Name sesuai data yang kamu perlukan.
- Selanjutnya, silakan menyesuaikan formulir tersebut seperti nama, divisi, dan lain-lain.
- Di bagian Description, silakan mengisi sesuai dengan nama form. Namun, bagian ini juga bisa kamu kosongkan.
- Jika seluruh data sudah kamu isi, lanjutkan dengan pilih Create.
- Lalu di halaman Editor, kamu bisa menambahkan kebutuhan melalui sidebar menu.
- Setidaknya ada 2 menu yakni Basic serta Advanced.
- Ketika sudah kamu buat, silakan membagikan presensi pada orang lain atau karyawan. Caranya klik Share lalu pilih tautan yang tersedia di bagian Shortened URL.
Sudah Paham Apa Saja Format Absensi Karyawan?
Itulah penjelasan mengenai format absensi karyawan dan cara membuatnya menggunakan Zoho. aplikasi tersebut memang memudahkan kamu dalam membuat absensi kehadiran karyawan. Bagi kamu yang membutuhkan akun Zoho Form tanpa proses yang rumit, kamu bisa membelinya di IDCopy.
IDCopy merupakan tempat terpercaya yang jual akun premium untuk berbagai platform, termasuk Zoho Forms. Proses pembuatan akunnya sangat mudah dan biayanya cukup terjangkau. Dengan harga dan kemudahannya tersebut, akun premium Zoho dari IDCopy akan membuat bisnis kamu semakin berkembang dan profesional.