Begini Cara Membuat Absensi Online, Para Pengajar Wajib Tau!
Ingin membuat absensi online secara mudah? Dulu untuk mengisi daftar hadir, guru akan memanggil nama siswa satu per satu. Kemudian guru tersebut juga akan menanyakan apakah siswa tersebut hadir atau tidak. Pada kolom tersebut juga ada pengisian alpha, sakit, dan izin.
Mengabsen siswa dengan cara manual seperti ini, tentu memerlukan waktu. Terlebih jika jumlah siswa tersebut banyak dan kamu masih harus mengabsennya di masing-masing kelas. Karena itu, kamu perlu mencari cara lain yang sesuai dengan perkembangan zaman yaitu pengisian absen secara online.
Cara Membuat Absensi Online
Absen online merupakan solusi untuk menghemat waktu. Di sini yang aktif adalah siswanya, di mana mereka sendiri yang akan absen. Kamu hanya tinggal merekap hasilnya ketika pembelajaran selesai.
Membuat absensi online tidak sulit, tetapi jika kamu baru pertama kali mencobanya mungkin akan memerlukan waktu sedikit lama. Ada dua aplikasi yang sering digunakan yaitu Zoho Form dan Google Form. Dua aplikasi ini memiliki langkah yang berbeda dan bisa dipilih mana yang menurut kamu paling baik.
Cara Absensi Menggunakan Zoho Form
Zoho Form merupakan software yang memungkinkan kamu untuk membuat absensi online secara praktis. Saat ini pengguna Zoho Form juga sangat banyak, karena selain mudah digunakan kamu juga bisa melakukan tanda tangan. Lalu, bagaimana langkah-langkah menggunakan Zoho Form? Simak uraian ini:
A. Membuat Akun Zoho Form
Sebagai langkah awal, kamu coba yaitu dengan membuat akun Zoho Form terlebih dulu. Pertama, kamu cukup mengakses laman resmi Zoho Form. Kemudian, kamu akan memperoleh dua opsi terkait pembuatan akun tersebut.
Kamu bisa mendapatkan akun lewat form yang tersedia. Selain itu, kamu juga bisa mendaftarkan akun melalui akun Facebook, Google, Office 365, maupun Linkedin.
B. Membuat Daftar Hadir
Setelah proses pembuatan akun selesai kamu lalui, langkah berikutnya yaitu mulai membuat daftar hadir. Nanti kamu akan langsung berada di halaman pembuatan form. Beberapa poin yang perlu kamu perhatikan dalam tahap ini adalah sebagai berikut:
- Di menu Create Form, silakan memilih Blank Form.
- Pada bagian Form Name, isi nama sesuai dengan divisi pegawai atau juga bisa nama kelas bagi seorang guru.
- Pada bagian Description, silakan kamu kosongi atau mengisinya. Karena bagian ini bersifat opsional.
- Langkah terakhir, klik Create.
C. Mengatur Daftar Hadir dan Tanda Tangan
Langkah membuat absensi online yang ketiga yaitu mulai mengatur daftar hadir maupun tanda tangan. Kamu akan diarahkan menuju pengaturan form terkait isian data siswa.
Di sini kamu perlu mengecek menu yang terdapat di sebelah kanan, kiri, maupun tengah. Pada sebelah kanan merupakan form yang harus diisi siswa, seperti nama hingga tanda tangan. Kemudian, pada bagian tengah merupakan pengaturan tampilan.
Kamu dapat menggeser menu dan meletakkannya sesuai keinginan. Selanjutnya, pada bagian kiri merupakan pengaturan spesifik, berkaitan dengan semua opsi yang sudah dipilih.
D. Memasukkan Menu Tanda Tangan
Ketika kamu membuat absen online, kamu juga perlu memasukkan menu tanda tangan. Fungsinya sebagai tanda penguat atau bukti bahwa siswa kamu bukan sekadar mengisi nama melainkan juga tanda tangan. Bagaimana cara menampilkan menu tanda tangan tersebut? Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Silakan memperkecil tampilan pada menu di sebelah kanan.
- Kamu akan melihat menu Advance Fields. Di menu ini silakan pilih Signature dan geser ke tengah.
- Kamu dapat mengubah tulisan Signature tersebut dan ganti dengan tanda tangan.
E. Bagikan Link Absensi Online
Ketika semua langkah sudah berhasil kamu lalui, sekarang waktunya membagikan link daftar hadir. Cara membagikannya pun juga sangat mudah, yaitu:
- Di bagian atas, kamu akan melihat menu Share dan langsung klik.
- Kemudian kamu akan masuk ke halaman yang berisikan link. Silakan menemukan pilihan Shorten URL.
- Langkah berikutnya, copy hasilnya lalu bagikan kepada siswa kamu.
- Jadi, seperti itu cara membuat absensi online lewat Zoho Form. Caranya sangat praktis dan tidak akan menyulitkan kamu. Setelah link kamu bagikan, siswa tinggal mengisi daftar hadir lalu tanda tangan.
Cara Membuat Absensi Lewat Google Form
Cara membuat absensi online kedua adalah dengan menggunakan Google Form. Salah satu layanan terbaik dari Google ini menawarkan banyak sekali fungsi, termasuk membuat daftar hadir secara online. Bagaimana cara melakukannya?
1. Membuka Akun Google
Sebagai langkah pertama, kamu harus membuka akun Google terlebih dahulu. Pastikan kamu sudah memiliki akun Gmail, sehingga proses akses ke Google Form menjadi lebih mudah.
2. Buka Google Form
Terdapat beberapa cara untuk membuka Google Form, kamu bisa langsung mengunjungi link Google Form. Kamu juga bisa mengklik titik sembilan pada pojok kanan atas. Nanti kamu akan melihat beberapa fitur akun Google kamu.
Setelah itu, kamu bisa langsung memilih Form atau Formulir. Pilih ikon yang berwarna ungu tersebut dan kamu otomatis akan masuk ke tampilan Google Form.
3. Membuat Formulir Baru
Kamu bisa mulai membuat absensi online dengan formulir baru. Klik tanda plus (+) untuk menambahkan project. Kamu juga dapat memilih opsi formulir blank atau kosong.
4. Menambahkan Judul dan Deskripsi
Agar dapat mempermudah kamu dalam mencari serta mengidentifikasi file, kamu perlu menambahkan judul serta deskripsi. Masukkan judul sesuai keinginan kamu, misalnya seperti “Absensi Siswa Kelas 7A”. Kemudian pada bagian deskripsi bisa kamu tulis nama mata pelajaran.
Cara menambahkan judul pun sangat mudah, tinggal klik pada tulisan “formulir tanpa judul” yang terdapat di pojok kiri sebelah atas. Lalu, tulis judul yang kamu inginkan.
Hal yang sama bisa kamu terapkan ketika menambahkan deskripsi. Silakan klik “deskripsi formulir”. Kemudian, tambahkan deskripsi sesuai keinginan.
5. Membuat Kolom untuk Nama Siswa
Setelah selesai menambahkan judul serta deskripsi, sekarang waktunya kamu memasukkan nama-nama siswa. Sebelumnya, kamu perlu membuat kolom pada Google Form terlebih dahulu.
Caranya klik pada tulisan “untitled question” yang ada di bagian bawah judul serta deskripsi. Ubah mode pertanyaan ke jawaban singkat atau short answer. Jika kamu ingin agar siswa tersebut menuliskan namanya sendiri, ubah pertanyaan ke mode dropdown.
6. Membuat Kolom Jadwal
Sekarang kamu perlu membuat jadwal pada absensi online tersebut. Caranya dengan menambahkan pertanyaan lewat tanda panah (+). Lalu, ubah pertanyaan ke hari/tanggal. Setelah itu, siswa cukup mengklik sesuai tanggal dan jam pelajaran.
7. Bagikan Link
Ketika seluruh informasi sudah selesai kamu buat, tinggal klik “Send” atau “Kirim”. Selanjutnya, kamu tinggal menyalin link tersebut dan membagikannya ke siswa. Kamu bisa membagikannya secara langsung ke Grup WhatsApp, link Zoom, maupun aplikasi lainnya.
Sudah Paham Cara Membuat Absensi Online?
Demikian pembahasan bagaimana cara membuat absensi online. Membuat membuat daftar hadir secara online sangat mudah. Kamu juga dapat memanfaatkan aplikasi seperti Zoho Form, Google Form, atau aplikasi lainnya.
Bagi yang memerlukan akun premium, kamu bisa menghubungi IDCopy yang merupakan jasa jual akun premium terpercaya. IDCopy menawarkan pembayaran tanpa kartu kredit serta mendukung berbagai e-wallet. Jadi, proses pembayarannya juga sangat mudah.