Cara Buat Jadwal Pelajaran Otomatis dengan aSc TimeTables
Dua minggu sebelum semester baru dimulai, meja waka kurikulum biasanya sudah penuh. Ada rekap jam mengajar, daftar guru yang hanya bisa hadir pada hari tertentu, catatan pemakaian laboratorium, dan selembar kertas besar yang entah sudah dicoret berapa kali. Menyusun jadwal pelajaran memang tidak rumit untuk dipahami, tetapi melelahkan untuk diselesaikan. Satu perubahan kecil, misalnya guru Fisika yang baru bisa mengajar hari Selasa, sering menggeser belasan kotak lain dalam tabel.
Software penjadwalan seperti aSc TimeTables dirancang untuk pekerjaan semacam ini. Artikel ini membahas bagaimana cara kerjanya, urutan langkah untuk menyusun jadwal pertama, serta cara membagikan hasilnya kepada guru dan siswa.
Mengapa Jadwal Manual Mudah Bentrok
Jadwal sekolah pada dasarnya adalah teka-teki tiga arah. Setiap jam pelajaran harus mempertemukan satu guru, satu kelas, dan satu ruangan, sementara ketiganya punya batasan masing-masing. Ketika semuanya dikerjakan di Excel atau di atas kertas, tidak ada yang menghentikan Anda memasukkan nama guru yang sama ke dua kelas pada jam yang sama. Lembar kerja hanya menampung data, tidak memeriksanya.
Bentrok yang paling sering muncul biasanya serupa di banyak sekolah: guru terjadwal di dua kelas sekaligus, dua kelas berebut satu ruang praktik, atau guru yang mendapat jam kosong berselang-seling di tengah hari sehingga harus menunggu berjam-jam. Masalah baru sering ketahuan setelah jadwal dibagikan, dan saat itu perbaikannya berarti menyusun ulang sebagian besar tabel.
Cara Kerja aSc TimeTables: Data Dulu, Jadwal Kemudian
aSc TimeTables dikembangkan oleh aSc Applied Software Consultants dari Slovakia dan tersedia untuk Windows maupun Mac. Logikanya terbalik dari cara manual. Anda tidak mengisi kotak jadwal satu per satu, melainkan memasukkan semua bahan lebih dulu: daftar mata pelajaran, kelas, guru, dan ruangan. Setelah itu Anda menyusun daftar pelajaran yang menghubungkan keempatnya.
Contohnya begini. Jika guru Matematika mengajar kelas VII A tiga kali seminggu, program menyiapkan tiga kartu pelajaran untuk kelas tersebut, dan setiap guru mendapat warna kartu tersendiri sehingga pola jadwalnya mudah dibaca sekilas. Pelajaran yang melibatkan pecahan kelompok, gabungan beberapa kelas, atau dua guru sekaligus juga bisa didefinisikan, sehingga situasi seperti praktikum atau pelajaran pilihan tidak perlu diakali di luar program.
Terakhir ada batasan, yaitu aturan yang harus dipatuhi generator. Misalnya hari-hari ketika guru tertentu tidak bisa mengajar, atau jam yang tidak boleh dipakai oleh kelas tertentu. Dokumentasi resmi aSc menyebut fitur ini sebagai time-off, dan ia bisa dipasang pada guru, kelas, maupun mata pelajaran.
Langkah Membuat Jadwal Pertama
Berikut urutan kerja yang lazim ketika Anda baru memulai. Bagi pengguna baru, bagian terpentingnya ada pada langkah 4 sampai 6.
- Unduh installer dari situs resmi aSc TimeTables, pilih versi Windows atau Mac, lalu pasang seperti aplikasi biasa. Tanpa registrasi, program berjalan dalam mode demo.
- Masukkan data dasar: mata pelajaran, kelas, guru, dan ruangan. Bila daftar guru dan kelas sudah ada di Excel, data dapat disalin lewat clipboard sehingga Anda tidak perlu mengetik ulang.
- Atur struktur hari dan jam pelajaran. Nama jam bisa diubah sesuai kebutuhan, dan waktu istirahat dapat dibuat sebagai jeda khusus yang ikut tercetak di jadwal.
- Susun daftar pelajaran: siapa mengajar apa, di kelas mana, dan berapa kali dalam seminggu.
- Pasang batasan dasar, terutama hari dan jam yang tidak tersedia bagi guru atau kelas.
- Jalankan pengujian data. Bila program menemukan bagian yang mustahil dijadwalkan, ia melaporkan objek yang bermasalah dan menawarkan opsi penyelesaian, jadi Anda tahu persoalannya sebelum membuang waktu menunggu hasil.
- Jalankan generator, lalu periksa hasilnya. Kartu yang belum mendapat tempat muncul di panel bagian bawah layar dan bisa Anda tempatkan sendiri dengan mouse.
Setelah jadwal terbentuk, fitur verifikasi dapat dipakai untuk memastikan seluruh syarat yang Anda tetapkan benar-benar terpenuhi. Menggeser satu pelajaran secara manual pun tidak perlu membuat Anda cemas, karena kartu yang sudah pas bisa dikunci agar tidak ikut berpindah.
Tips: Atur Preferensi Guru dan Hari Padat
Kebanyakan masalah penjadwalan yang sebenarnya muncul bukan dari bentrok, tetapi dari permintaan yang saling bertabrakan. Guru A ingin libur Jumat, guru B tidak mau mengajar jam pertama, sementara kepala sekolah meminta pelajaran Matematika tidak menumpuk di satu hari. aSc TimeTables menyediakan beberapa pengaturan yang relevan untuk situasi ini.
Untuk jam kosong, tersedia batasan yang mengatur jumlah celah di jadwal guru. Ada pula batasan jumlah jam berturut-turut, misalnya agar seorang guru tidak mengajar enam jam pelajaran tanpa jeda, dan pengaturan agar jam pertama maupun jam terakhir terbagi merata di antara guru. Sebaran satu mata pelajaran dalam seminggu juga bisa diatur sehingga pelajaran berbobot tidak menumpuk di hari yang sama. Bila ruang praktik jumlahnya terbatas, Anda dapat menandai ruangan yang ideal, yang kurang ideal, dan yang hanya dipakai dalam keadaan darurat untuk setiap pelajaran.
Satu kebiasaan yang membantu: jangan memasang semua batasan sekaligus. Mulailah dari yang benar-benar wajib, seperti hari tidak tersedia, lalu tambahkan preferensi secara bertahap. Fitur draft generation memungkinkan Anda menyalakan atau mematikan kelompok batasan tertentu untuk melihat versi kasar jadwal lebih dulu. Jika generator akhirnya melaporkan bahwa beberapa batasan terpaksa dilonggarkan, Anda bisa mengetahui bagian mana yang terlalu ketat. Pengujian lanjutan dan fitur Advisor juga dapat menunjukkan kelompok guru yang saling mengunci, atau kondisi ketika jumlah guru maupun ruang memang kurang untuk memenuhi seluruh jam pelajaran.
Ekspor dan Bagikan Jadwal ke Guru dan Siswa
Jadwal yang selesai belum bermanfaat sebelum sampai ke tangan pemakainya. Program ini otomatis membuat jadwal per kelas, per guru, dan per ruangan, termasuk rekap keseluruhan sekolah, yang semuanya dapat dicetak. Anda juga dapat mengekspornya ke Excel atau HTML. Format HTML berguna bila sekolah ingin memasang jadwal di situs sendiri, sedangkan XML tersedia untuk keperluan pertukaran data.
Melalui layanan Timetables Online, jadwal dapat dipublikasikan ke server milik aSc sehingga guru, siswa, dan orang tua bisa membukanya lewat peramban atau versi mobile. Menurut dokumentasi resminya, jadwal juga dapat ditambahkan ke aplikasi kalender seperti Google Calendar, Outlook, dan kalender iPhone, dan pengguna yang memakai ponsel pintar bisa menerima pemberitahuan otomatis ketika jadwal atau daftar guru pengganti berubah. Karena rincian fitur online dapat berbeda antarversi dan lisensi, sebaiknya Anda memastikan lebih dulu cakupan yang Anda dapatkan.
Satu catatan penting: versi demo memiliki hampir seluruh fungsi versi penuh, tetapi tidak dapat mengekspor ke HTML dan Excel, dan halaman cetaknya diberi tanda air. Artinya Anda bisa menyusun dan menguji jadwal lengkap tanpa biaya, namun untuk menerbitkannya Anda memerlukan lisensi yang terdaftar.
Mendapatkan aSc TimeTables lewat IDCopy
Tahap uji coba memang bisa dilakukan sendiri, tetapi pembelian lisensi dari vendor luar negeri sering menjadi ganjalan bagi sekolah. Pembayarannya biasanya memerlukan kartu kredit internasional, urusan administrasinya berbahasa Inggris, dan prosesnya sulit disesuaikan dengan alur pengadaan sekolah atau yayasan.
IDCopy menyediakan aSc TimeTables dengan pembayaran yang lebih sesuai kebiasaan di Indonesia, yaitu transfer bank, e-wallet, dan QRIS. Bagi sekolah yang membutuhkan fleksibilitas anggaran, tersedia opsi PayLater lewat Kredivo, Indodana, dan SPaylater. Untuk informasi paket dan harga terbaru, tim customer service IDCopy berbahasa Indonesia dapat dihubungi melalui LiveChat atau WhatsApp, mulai dari konsultasi kebutuhan sekolah Anda sampai proses pembayaran.
Jika penyusunan jadwal semester depan masih akan Anda kerjakan dengan Excel, mungkin ada baiknya menyisihkan satu sore untuk mencoba versi demo aSc TimeTables. Begitu jadwalnya terasa cocok, hubungi CS IDCopy untuk mengurus lisensinya.