Jangan Diabaikan! Ini 10 Etika Saat Online Meeting

online meeting

Sama halnya saat mengikuti meeting offline, kamu juga wajib menerapkan etika ketika sedang meeting online dengan tepat. Tujuannya agar rapat online dan komunikasi  bisa berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah antara kamu dengan rekan kerja maupun atasan. 

Selain memudahkan proses komunikasi, menerapkan etika rapat online memungkinkan kamu menunjukkan profesionalisme di depan klien kamu. 

Ingin tahu tentang etika rapat online yang perlu kamu ketahui dan terapkan di rapat mendatang? Cek di bawah ini!

10 Etika Meeting Online 

Berikut 10 etika meeting online yang harus kamu terapkan..

1. Tidak Ada Kata Terlambat untuk Meeting Online

Selalu terapkan disiplin dimanapun dan kapanpun kamu berada. Karena sebagai manusia, kita juga merasa frustasi saat harus menunggu orang yang telah membuat janji temu sebelumnya. Oleh sebab itu, hindari terlambat untuk rapat online dan offline

Pastikan kamu sudah siap di depan laptop atau komputer sekitar 10 menit sebelum waktu rapat dan buka aplikasi rapat sesuai kesepakatan sebelumnya. 

Datang lebih awal juga akan membantu kamu menyiapkan materi presentasi dan mempersiapkan diri secara mental, jika akan memberikan presentasi bisnis. Sementara terlambat akan dianggap tidak profesional dan akan mempengaruhi hasil presentasi kamu terhadap klien.

2. Jangan Lupa Memperkenalkan Diri dan Menyapa

Aplikasi rapat online seperti zoom bisnis mampu mendukung komunikasi antar peserta rapat dengan mudah. Oleh karena itu, sebelum memberikan presentasi, pastikan untuk menyapa para peserta rapat yang hadir. 

Dan jangan lupa untuk memperkenalkan diri dengan baik, mulai dari nama dan jabatan. Sebab, pertemuan online akan menjadi tidak interaktif dan tidak menarik, jika kamu tidak memulainya dengan memperkenalkan diri. Sehingga, peserta rapat akan ragu untuk menerima tawaran kamu, karena mereka tidak mengenal kamu.

3. Aktifkan Mode Video

Pada dasarnya, meeting online dan offline itu sama, hanya media yang digunakan saja yang berbeda. Jadi, jangan lupa untuk mengaktifkan mode video di aplikasi rapat karyawan online yang kamu gunakan. Agar peserta rapat lain dapat melihat kamu hadir dan fokus selama rapat berlangsung yang menunjukkan profesionalitas kamu.

Oleh sebab itu, hindari mematikan kamera gadget kamu selama meeting berlangsung. Karena peserta lain bisa beranggapan bahwa kamu sedang mengerjakan hal lain selama rapat berjalan.

4. Matikan Mikrofon Kamu saat Kamu Tidak Sedang Berbicara

Sedikit gangguan suara dapat mengganggu suasana hati peserta rapat yang hadir. Baik itu suara nafas, kipas angin/AC, kendaraan lewat, dan lainnya ketika kamu sedang rapat di rumah atau tempat lain.

Maka, gunakanlah mikrofon kamu dengan bijak dalam rapat online, yakni mengaktifkannya ketika kamu sedang berbicara dan mematikannya saat kamu mendengarkan penjelasan dari peserta rapat yang lain. 

Sehingga, peserta lain menganggap kamu menghargai dan fokus kepada mereka saat mereka sedang berbicara.

5. Gunakan Fitur Obrolan untuk Istirahat dari Percakapan

Jika kamu ingin membiasakan diri untuk tidak menyela percakapan orang lain dan memerlukan izin untuk menghentikan sementara rapat. Misalnya, hendak pergi ke kamar mandi atau mengambil sesuatu, maka gunakanlah fitur obrolan atau chat dari aplikasi rapat karyawan online tersebut.

6. Perhatikan Isi Rapat saat Meeting Online

Etika meeting online lainnya yang harus kamu terapkan adalah memperhatikan dengan seksama saat rapat sedang berlangsung. Jangan mengoperasikan alat atau terlibat dalam aktivitas lain selama rapat. Untuk menghormati orang yang mengadakan pertemuan dan peserta lainnya.

7. Membatasi Gerak Tubuh

Etika selanjutnya saat melakukan rapat daring adalah meminimalisasi gerakan tubuh. Selain tidak sopan, sering berpindah-pindah juga membuat webcam kamu sulit mengambil gambar. Akibatnya, rapat dapat tampak buram atau bahkan terputus-putus dengan orang lain dalam rapat.

8. Ucapkan Selamat Tinggal, Jika Kamu Harus Meninggalkan Rapat Lebih Awal

Akhiri rapat atau ucapkan selamat tinggal melalui fitur chat atau berbicara langsung dengan menekan tombol angkat tangan terlebih dahulu. Jika, kamu terpaksa meninggalkan rapat online lebih awal. Sehingga, peserta lain tahu bahwa kamu telah pergi dari rapat karena suatu hal tertentu.

Hindari meninggalkan rapat secara tiba-tiba dengan keluar dari aplikasi rapat atau langsung mematikan gadget. Karena hal tersebut sangat tidak sopan dan mengurangi nilai etika kamu di hadapan peserta lain.

9. Hindari Aktivitas Lain saat Meeting Online

Sebaiknya jangan melakukan aktivitas non-rapat selama rapat berlangsung, seperti memegang atau memperhatikan perangkat kamu, jika tidak memiliki pesan penting untuk segera kamu tanggapi. 

Karena, jika kamu tidak fokus pada rapat, klien dan kolega kamu akan merasa tidak nyaman dan sangat mempengaruhi progress serta hasil rapat pada saat itu.

10. Ucapkan Terima Kasih di Akhir Meeting Online

Setelah rapat selesai, jangan lupa untuk berterima kasih kepada para peserta yang telah datang ke rapat dengan kata-kata penghargaan. Dengan begitu, hubungan antara kamu dengan kolega dan klien akan berjalan dengan baik.

Kelebihan Meeting Online

Berikut adalah beberapa manfaat meeting online yang dapat kamu rasakan, seperti:

A. Menghemat Biaya dan Waktu

Melakukan pertemuan online menghemat uang dan waktu untuk bepergian ke tempat pertemuan. Karena rapat online memudahkan kamu dan peserta lainnya untuk mengadakan rapat dari lokasi berbeda-beda.

B. Koneksi Mudah

Cukup bermodalkan jaringan internet, kamu bisa terkoneksi dengan peserta rapat lainnya. Jadi, cukup mudah dan praktis. 

C. Pengganti Rapat Offline

Jika tidak memungkinkan untuk kamu dan peserta lainnya mengadakan rapat offline, karena alasan seperti lokasi yang berjauhan atau kondisi pandemi seperti beberapa waktu yang lalu. Maka, rapat online adalah pilihan terbaik.

D. Mudah Diakses

Platform zoom untuk pertemuan online biasanya tersedia di ponsel atau situs web.  Jadi, hanya data internet yang kamu perlukan untuk mengakses platform dan kamu sudah bisa mengakses segala fitur zoom meeting dengan mudah.

Sudahkah Kamu Menerapkan Etika Meeting Online?

Selain etika, kamu juga harus memastikan bahwa aplikasi rapat karyawan online yang kamu pilih untuk rapat online sesuai dengan kebutuhan bisnis. Maka, menggunakan akun premium zoom sebagai aplikasi meeting online adalah pilihan yang tepat. Karena, kamu dapat mengesankan klien dengan aplikasi konferensi video yang unik.

Semua

Premium

x