Formulir Online: Pengertian, Fungsi, Jenis, & Cara Membuat
Di era digital seperti sekarang, formulir online sudah menjadi alat yang penting untuk berbagai kepentingan, mulai dari pendidikan sampai bisnis. Namun, apa sebenarnya form online? Apa saja kegunaannya? Melalui artikel ini Anda akan mendapatkan pembahasan mengenai pengertian hingga langkah membuatnya. Yuk, simak!
Pengertian Formulir Online
Online forms merupakan dokumen elektronik yang dibuat untuk mengumpulkan data dari para responden melalui internet. Bedanya dengan formulir yang masih menggunakan kertas adalah form online memungkinkan pengguna menambahkan informasi secara langsung ke sistem komputer.
Data yang Anda input akan otomatis tersimpan. Kemudian sistem akan melakukan analisis serta menggunakan data sesuai kebutuhan. Biasanya, formulir berbasis online bisa Anda temukan di situs dan aplikasi, serta bisa Anda manfaatkan untuk berbagai tujuan. Misalnya survei, pendaftaran, sampai pemesanan layanan atau produk tertentu.
Fungsi Formulir Online
Online forms merupakan alat penting yang memberi manfaat bagi berbagai aspek kehidupan digital. Beberapa fungsi utama dari formulir berbasis online yaitu:
A. Pengumpulan Data
Salah satu fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan data. Data tersebut bisa berupa data pribadi, seperti nama, nomor telepon, alamat email, alamat, dan sebagainya. Bisa juga data yang sifatnya kompleks, seperti laporan maupun pernyataan yang memerlukan detail khusus.
Data yang terkumpul akan dianalisis oleh sistem. Kemudian data tersebut juga akan digunakan sesuai keperluan bisnis, administrasi, penelitian, dan sebagainya.
B. Pendaftaran
Tidak sedikit perusahaan dan institusi yang memanfaatkan form online untuk melakukan pendaftaran. Misalnya untuk lowongan pekerjaan, pendaftaran acara, beasiswa, dan lainnya. Dengan menggunakan formulir online proses pendaftaran pun bisa dilakukan dengan lebih mudah, cepat, serta efisien.
C. Interaksi Pelanggan
Fungsi berikutnya dari formulir ini adalah untuk berinteraksi dengan pelanggan atau audiens. Misalnya interaksi berbentuk survei, penilaian produk, atau formulir kotak. Lewat formulir tersebut, perusahaan bisa mendapatkan feedback serta tanggapan dari para pelanggan. Ini penting demi meningkatkan kualitas produk dan layanannya.
D. Otomatisasi Proses Bisnis
Forms ini sering terintegrasi dengan sistem lain yang memang mendukung otomatisasi proses bisnis. Contohnya, data yang terkumpul langsung dikirim ke database perusahaan, sistem ERP (Enterprises Resource Planning) atau CRM (Customer Relationship Management), sehingga mengurangi waktu dan biaya operasional.
Jenis Formulir Online
Terdapat beragam jenis online forms yang biasa digunakan, berikut beberapa jenisnya:
1. Formulir Pendaftaran
Seperti yang Anda ketahui, formulir ini berfungsi untuk menampung data pendaftaran dari para pengguna. Contohnya, pendaftaran untuk seminar, kelas online, workshop, maupun pendaftaran keanggotaan.
2. Formulir Aplikasi
Jenis kedua ini berguna untuk proses pendaftaran beasiswa, rekrutmen, maupun pengajuan permohonan tertentu. Pada umumnya, formulir ini mempunyai beragam bagian yang akan mengumpulkan informasi secara terperinci.
3. Formulir Survei atau Feedback
Fungsinya untuk memperoleh informasi atau opini. Formulir ini merupakan survei yang biasanya tersaji dalam bentuk multiple choice atau pilihan ganda, skala penelitian, hingga pertanyaan terbuka. Tujuannya untuk mengukur seperti apa kepuasan responden serta memperoleh tanggapan terkait produk/layanan.
4. Formulir Pembayaran
Formulir online yang berfungsi untuk kebutuhan transaksi komersial. Biasanya sudah terintegrasi ke gateway pembayaran serta mencakup informasi detail berupa alamat penagihan, kartu kredit, serta rincian produk maupun layanan yang akan dibeli.
5. Formulir Kotak
Memiliki beberapa kolom dasar yang berisi nama, nomor, alamat email, dan pesan. Formulir tersebut bertujuan untuk memberi kemudahan pada para responden saat mengirimkan pertanyaan maupun mengirim pesan langsung ke penyedia layanan atau perusahaan.
6. Formulir Pemesanan
Formulir untuk memesan barang, tiket acara, layanan, dan sebagainya. Dalam sebuah bisnis hotel atau restoran, formulir ini memungkinkan pelanggan memesan kamar atau meja secara online. Sehingga pelanggan tidak perlu repot-repot datang ke lokasi untuk melakukan reservasi.
7. Formulir Login & Registrasi Pengguna
Formulir yang digunakan untuk mengunggah berkas seperti portofolio, CV, foto, serta dokumen yang lain. Ini adalah formulir yang biasanya ada untuk kebutuhan perekrutan maupun layanan yang membutuhkan verifikasi dokumen.
Cara Membuat Formulir Online
Sebenarnya ada banyak cara untuk membuat online forms. Masing-masing menyesuaikan dengan platform yang digunakan. Misalnya platform Google Form, Zoho, Wufoo, Typeform, Jotform, dan sebagainya. Meski demikian, semuanya menawarkan cara umum yang hampir sama seperti berikut.
1. Tentukan Tujuan & Jenis Formulir
Jika Anda sudah selesai memilih platform untuk pembuatan formulir, sekarang saatnya untuk menentukan tujuan pembuatan formulir. Apakah Anda membuatnya untuk tujuan pendaftaran, transaksi, survei, atau hal lainnya? Pemilihan tujuan ini akan berpengaruh terhadap jenis kolom yang Anda gunakan nantinya.
2. Buat Struktur
Langkah berikutnya, Anda perlu menyusun struktur formulir. Adapun beberapa elemen yang perlu Anda perhatikan adalah sebagai berikut.
- Judul: Pastikan judulnya singkat dan jelas, serta memberi informasi pada responden terkait tujuan formulir.
- Deskripsi: Tambahkan deskripsi secara singkat untuk menjelaskan ke responden alasan mereka mengisi formulir tersebut.
- Pertanyaan/Kolom: Pilih mana kolom yang sesuai, seperti area teks jika memerlukan jawaban panjang, kotak teks untuk short answer, dan lain sebagainya.
- Instruksi: Jika perlu, tambahkan instruksi tambahan yang memberi penjelasan bagaimana cara mengisi formulir.
3. Gunakan Validasi Data
Banyak platform pembuatan formulir online yang menyediakan fitur validasi data. Misalnya, pengecekan apakah alamat email yang Anda input valid atau apakah pengguna sudah mengisi kolom tertentu atau tidak. Anda dapat menambahkan logika kondisional sekadar melihat pertanyaan relevan sesuai jawaban sebelumnya.
4. Perhatikan Desain & Tata Letak
Pastikan formulir yang Anda buat mudah dibaca dan diisi. Buat dengan desain sederhana dengan tata letak yang rapi. Beberapa platform biasanya menyediakan fitur untuk pembuatan formulir interaktif dan menarik melalui animasi serta desain dinamis yang bisa Anda manfaatnya.
5. Coba Formulir
Sebelum mempublikasikannya, lakukan pengujian dulu untuk memastikan semua bagian formulir dapat bekerja sesuai yang Anda harapkan. Apalagi jika formulir tersebut terintegrasi ke proses pembayaran maupun pengumpulan data sensitif.
6. Publikasikan
Jika sudah Anda uji coba dan tidak ada kendala, Anda bisa langsung menyebarkan formulir. Beberapa platform biasanya akan menyediakan link yang dapat Anda share atau kode HTML jika ingin menyematkan formulir pada situs. Anda bisa juga share formulir ke email atau media sosial.
Sudah Paham tentang Apa Itu Formulir Online?
Intinya, formulir online merupakan alat yang punya peran penting untuk mengumpulkan data, transaksi, pendaftaran, dan lain-lain secara lebih terstruktur dan efisien. Nah, salah satu platform yang dapat Anda gunakan untuk membuat formulir dengan mudah adalah Zoho Forms.
Jika membutuhkan akun premium Zoho Forms, Anda bisa langsung mengunjungi IDCopy saja. Sebab, IDCopy merupakan tempat jual akun premium termasuk akun Zoho Form premium yang terpercaya. Proses pembayarannya pun sangat mudah dengan harga yang aman di kantong. Ayo, kunjungi website IDCopy dan beli akunnya!