Contoh dan Kegunaan Reservation Form Untuk Bisnis Perhotelan

reservation form

Istilah reservation form jika diterjemahkan dalam bahasa Indonesia artinya adalah formulir reservasi. Yaitu sebuah bentuk formulir untuk melakukan pemesanan pada bidang bisnis perhotelan.

Meski sebagian besar hotel saat ini telah beralih menggunakan sistem digital, namun ada juga beberapa hotel yang masih menggunakannya. Terlepas dari ketidakpraktisan penggunaan cara kuno ini, namun ada banyak manfaat yang bisa diperoleh dari formulir ini.

Untuk memahami secara lebih lengkap apa itu reservation form, komponen apa saja didalamnya serta manfaatnya, silahkan ikuti uraiannya berikut.

Pengertian Form Pemesanan

Pada dasarnya formulir pemesanan atau reservation form berguna sebagai sarana untuk mendokumentasikan sebuah data pesanan. 

Biasanya data pesanan yang menggunakan formulir ini digunakan untuk membuat reservasi untuk sewa kamar hotel atau penginapan serta sewa gedung. Selain itu, bisa juga untuk mencatat pemesanan tiket pesawat, sewa hall, sewa restoran dan lain sebagainya.

Khusus untuk penggunaan di hotel, melalui formulir pemesanan pihak hotel akan mendapatkan data detail mengenai kepentingan konsumennya. 

Dengan memiliki data mengenai detail pemesananan ini maka pihak hotel akan dapat lebih mudah melakukan persiapan.

Tak berlaku di tanah air saja, jenis formulir pemesanan pada bagian reservasi ini juga berlaku pada dunia perhotelan secara umum. Bersamaan dengan pengisian formulir pemesanan ini, pihak hotel akan meminta kartu identitas resmi kamu sebagai kelengkapan administrasi.

Fungsi Form Pemesanan

Dari uraian di atas maka ada beberapa fungsi yang terdapat pada sebuah reservation form, yaitu antara lain:

A. Data Pesanan

Dari sebuah formulir reservasi pihak hotel akan memiliki data berapa jumlah tamu yang akan menginap serta berapa jumlah kamar yang akan terpakai. Melalui formulir tersebut juga akan ada informasi berapa lama waktu menginap seorang tamu atau group tamu.

Dengan begitu maka pihak hotel akan melakukan berbagai persiapan. Mulai dari persiapan jumlah kamar sesuai pesanan yang berkaitan juga dengan persediaan linen dan amenities di dalam kamar.

Selain itu, melalui data pesanan pihak hotel juga akan dapat mempersiapkan jumlah hidangan makan pagi sesuai jumlah tamu yang memesan.

B. Menjaga Keamanan

Pengisian reservation form biasanya juga akan disertakan salinan identitas diri yang resmi dan masih berlaku dari pihak tamu yang menginap. 

Jenisnya bisa beragam, untuk tamu lokal bisa berupa fotokopi KTP, kartu SIM A atau kartu jenis SIM lainnya. Sedangkan untuk tamu asing, biasanya kartu identitas yang diminta berupa salinan paspor miliknya yang masih berlaku. 

Dengan memegang data kartu identitas resmi milik tamu, maka pihak hotel akan bisa melakukan tindakan saat terjadi peristiwa kriminal. Baik berupa tindakan langsung maupun tindakan pencegahan.

Jenis Formulir Reservasi

Beberapa jenis reservation form, antara lain adalah:

1. Formulir Pemesanan

Formulir pemesanan ini memiliki fungsi untuk melakukan pencatatan data dari kebutuhan konsumen yang berkaitan dengan pemesanan kamar. 

Data pemesanan tersebut biasanya akan berisi detil nama calon tamu, jumlah tamu serta jumlah kamar yang akan dibutuhkan. Selain itu, terdapat juga informasi mengenai jangka waktu menginap, dari mulai tanggal masuk hingga tanggal keluar.

2. Slip Pemesanan

Slip pemesanan atau reservation slip adalah versi mini dari formulir pemesanan. Artinya slip pemesanan ini akan memiliki isian data yang sama persis dengan data yang terdapat pada reservation form.

Slip pemesanan ini akan tersimpan pada bagian rak bagian reservasi. Untuk memudahkan pengelolaan kategori tamu, maka slip reservasi terbagi ke dalam 4 warna sesuai golongan atau kategori tamu yang akan datang.

Slip pemesanan yang berwarna putih adalah slip reservasi untuk kategori tamu biasa atau regular. Warna merah adalah warna slip pemesanan jika tamu yang akan datang masuk dalam kategori VIP.

Reservation slip berwarna hijau, jika tamu yang datang menggunakan jasa perantara dari travel agent yang menjadi mitra bisnis hotel. Sedangkan paling akhir adalah  warna biru khusus untuk pemesanan tamu yang datang dengan group.

3. Formulir Pemesanan untuk Kelompok 

Sebenarnya bentuk formulir pemesanan untuk kelompok ini sama dengan reservation form pada umumnya. Hanya saja formulir reservasi untuk group dibuat khusus untuk memudahkan pihak hotel dalam melakukan persiapan serta pengaturan.

Jenis formulir khusus ini baru akan digunakan biasanya ketika ada pihak tamu yang akan menginap dengan jumlah banyak. 

Ketentuan jumlah tamu sehingga disebut sebagai group tamu tentu saja akan berbeda pada setiap hotel sesuai kebijaksanaannya masing-masing.

4. Formulir untuk Penggantian Pemesanan

Selanjutnya ada juga jenis formulir untuk penggantian pemesanan. Jenis formulir yang satu ini baru akan digunakan ketika pihak tamu melakukan perubahan pesanan yang telah dibuatnya.

Perubahan tersebut banyak ragamnya, mulai dari pergantian jenis kamar yang dipesan atau jumlah kamarnya. Selain itu, untuk perubahan hari kedatangan, pihak hotel juga akan menerbitkan jenis formulir yang satu ini.

5. Formulir untuk Pembatalan Pemesanan

Jenis formulir pemesanan yang paling akhir adalah formulir pembatalan pesanan. Sesuai dengan namanya, maka formulir ini akan terpakai jika terjadi pembatalan pemesanan kamar hotel yang telah dilakukan sebelumnya.

Nantinya di dalam formulir akan tercatat detail pesanan yang dibuat berikut alasan terjadinya pembatalan pesanan. 

Penutup

Jika kamu memiliki bisnis hotel atau penginapan dan akan membuat form reservasi maka tak perlu repot. Cukup gunakan saja zoho form, kamu bisa membeli akun premiumnya pada jasa  yang jual akun premium. Semoga uraian tentang reservation form ini dapat membantu.

Semua

Premium

x